Как использовать IT-технологии в офисе?

Сегодня нет необходимости рассказывать, что такое Интернет (особенно на страницах Интернет-журнала), электронная почта и прочие достижения информационных технологий. На мой взгляд, вопрос стоит в другом – как грамотно использовать эти технологии. Рассмотрим несколько примеров использования IT-технологий в офисе.

Деятельность предприятия можно разделить на две части – взаимодействие с клиентами и партнерами, т.е. с внешним миром, и внутренняя организация работ.

При этом, естественно, это деление действительно условно, так как все это тесно взаимосвязано.

Итак, рассмотрим примеры взаимодействия с внешним миром.

Я потенциальный потребитель некоего товара или услуги. В первую очередь я выхожу в Интернет и запускаю поиск необходимого товара или услуги. Получаю список ссылок и просматриваю их. Вот две крайние ситуации, которые реально наблюдаются сегодня:

• Краткая информация о товаре или услуге, цены нет, контактный телефон или адрес электронной почты для заказа. Звоню на фирму, меня соединяют со специалистом. Мы обсуждаем необходимые параметры, после чего меня интересует цена. Переключают на отдел продаж или нечто аналогичное, оказывается, что цена для меня велика. А есть в другом диапазоне цен? Есть, но параметры надо опять обсуждать со специалистом… И так по кругу. В конце концов, выбор сделан, но в отделе оформления «радуют», что сейчас товара нет или услуга временно не оказывается. Очень становится грустно!

• Подробное описание товаров и услуг, варианты комплектации, условия поставки, цены, сравнение с аналогами и т.п. Я могу спокойно составить несколько интересных мне компромиссных по цене и параметрам вариантов и после этого обсудить их по телефону со специалистом фирмы. Мне будут высланы в электронном виде предлагаемые решения с полными спецификациями. Риторический вопрос: с кем я буду работать и кого посоветую друзьям или знакомым? Я бы посоветовала, но как это может выглядеть – «я работала с фирмой АВС – отличный сервис. Их адрес АВС не то NAROD.RU, не то RAMBLER.RU, может TUT.BY…. В общем, поищите!». Куда проще, если АВС.BY. К тому же, надежно и престижно – фирма стабильная, открытая, если имеет собственное имя в Интернете.

Ну, а теперь станем на место этих фирм. В обоих случаях используются IT-технологии. Что самое интересное, второй вариант обойдется не намного дороже. Да, вначале вы заплатите больше, но ведь не придется держать человека, который регулярно будет менять информацию на сайте. Просто вместо ежедневного изменения статической информации на вашем сайте необходимо связать его с вашими реальными базами данных товаров или услуг, наличием товаров на складе, типовых калькуляций и т.п. На любой запрос будет отображаться реальная информация из ваших баз данных. Главное, иметь эти самые базы данных, т.е. использовать современные технологии и внутри предприятия.

Теперь что касается имен. Свяжитесь с фирмой, предоставляющей так называемые доменные имена в Интернете, и заключите договор на обслуживание этого имени. Это может быть ваш провайдер, а может быть любая другая фирма. Собственно сайт может физически находиться в любой точке мира. Тот, кто будет обслуживать ваше имя, всегда обеспечит ссылку на него.

Теперь немного о технологиях внутри предприятия.

Очевидно, что у вас есть компьютеры, и они даже объединены в сеть – без этого сегодня уже нельзя. Но как это использовать? Очевидно, что внутренняя автоматизация должна основываться по возможности на едином комплексе, типа 1С:Бухгалтерия, 1С:Склад, 1С:Предприятие и т.п. Намного проще и дешевле будут решены как вопросы взаимодействия ваших служб на основе безбумажных технологий в рамках сети, так и вопросы защиты информации. Ну и, естественно, публикации информации в Интернете на вашем сайте.

Проанализируйте информационные потоки на вашем предприятии: компьютерные, бумажные, телефонные. Как ваши сотрудники работают сегодня? На базе «расшаренных», т.е. общих для всех папок на своих ПК, или все-таки доступ к папкам разграничен по правам для различных пользователей? Размещаем информацию в папке и звоним сотрудникам, чтобы посмотрели? Носим по офису проект документа для согласования?

Но ведь можно установить собственный сервер электронной почты и обеспечить всех сотрудников электронным адресом. Рассылать документы индивидуально или группам сотрудников. Отправить документ на согласование «по маршруту», т.е. указав очередность автоматической пересылки после того, как очередной сотрудник посмотрит документ и внесет свои правки. Вы получите назад документ и увидите персонифицированные замечания каждого сотрудника. Отправьте письмо с уведомлением о прочтении и будете знать время, когда оно прочитано.

Ваш сервер – это ваше почтовое отделение. Каждый раз, когда вы пересылаете письма внутри предприятия, трафик не выходит за пределы вашей сети, т.е. это бесплатно. Вы можете настроить свою почту так, чтобы получать сообщение на экране сразу, как только вам пришло письмо. И это тоже бесплатно, в то время как пользуясь чужим сервером, вы вынуждены регулярно просматривать свою почту и платить за это, даже если писем нет. А разница в отношениях с партнерами, когда вы отвечаете на их письма через минуту или раз в день? Ведь это тоже многого стоит.

Мы затронули только минимум тех возможностей, которые вы можете использовать у себя. Для того чтобы эффективно использовать те средства, которые уже вложены в IT-технологии на вашем предприятии и не отстать от современных тенденций, оптимальным будет раз в год проводить аудит информационной сети и систем на предприятии.

Чтобы убедиться в справедливости этой рекомендации, поинтересуйтесь, разработана ли политика информационной безопасности в вашей сети, и как один из пунктов этой политики – как часто делаются резервные копии данных, например в бухгалтерии, какова процедура их восстановления и сколько информации вы потеряете при выходе из строя компьютера, на котором хранится информация.

Обзор рынка
01.12.2016
По мере того как развивается частный бизнес и рыночные отношения, постоянно растет спрос на услуги по изготовлению штампов и печатей. Неотъемлемыми атрибутами коммерческих и государственных организаций являются печати и штампы. Как известно, без них ни один документ не имеет юридической силы.
11.11.2016
Выбирая шины, необходимо учесть, в какой климатической зоне вам приходится ездить, для каких целей и как часто используете автомобиль, сколько готовы в него вложить. Самый надежный вариант — шипованная резина, которая решает множество проблем, связанных с передвижением по зимним дорогам, особенно если приходится ездить по голому льду или накатанному снегу. В городе, где заботятся о состоянии дорог, в шипованной резине особой необходимости нет, тем более что это самый шумный тип резины.
27.10.2016
Практика показывает, что лидерские позиции на рынке товаров и услуг занимают исключительно профильные компании. К их числу принадлежит ГК Мастер М, которая специализируется на производстве профильных карнизов и рулонных штор. Среди особенностей компании следует выделить следующие:
27.10.2016
Дизайн квартиры, жилого помещения полностью основывается на проведении отделочных работ. Наиболее популярные тенденции в области декорирования потолков это использование натяжных версий. Это позволяет создавать самые разнообразные аспекты оформления, которые будут вас радовать на протяжении длительного периода времени. На официальной странице http://tver.xtens.ru представлено достаточно большое количество товаров, которые используются для установки натяжных потолков. Компания работает по городу Тверь и Тверской области и отлично себя зарекомендовала.
11.10.2016
Рюкзак – самая удобная сумка и замечательный элемент стиля. Если вы из тех, кто со школьных времен это приметил, то вам крупно повезло. Потому что рюкзаки не слезают с гребня моды уже который сезон. Их популярность объясняется универсальностью, практичностью и огромным разнообразием дизайна. Выбираем рюкзак на любой случай